社内のナレッジがたまらない理由

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社内のナレッジがたまらない理由

社員の一人ひとりが持つ知識やノウハウといった貴重なナレッジ（知識）を一箇所に溜めて、必要に応じて参照できるようにしておけば、業務効率化や品質の向上など様々なメリットがあります。しかし、多くの企業で社内にこうした知識やノウハウをためることはできても活用できてない場合が多くあります。ではどうすればナレッジを上手く活用できるのでしょうか。

社内にナレッジをためる重要性

まずは、社内でのナレッジ活用がなぜ重要なのか解説します。

1. 業務の効率化

社内にナレッジが活用できていないと、前回と同じ失敗をしたり、１度やったことをもう一度行うときにやり方を１から調べるなど、無駄な時間を使ってしまうことになります。

業務上の経験や調査データなど、社内にナレッジがたまっていれば、同じ失敗をくり返したり、同じようなようなことを行う際の時間短縮など無駄な時間を減らすことで業務を効率化することができます。

2. 製品やサービスの品質を一定に保つ

社内にナレッジを活用することで、製品やサービスの品質を一定に保つことができるようになります。社内にナレッジが活用できていない場合、「同じオペレータでもベテランと新人では回答の質に大きな違いがある」や、「ルールがないため人によって品質がバラバラになった」このように、製品やサービスの品質にバラツキが生じてしまいます。

手順書やマニュアルなどを整備して、誰でも同じ情報にアクセスできるようになれば、社員一人ひとりのスキルのバラつきを抑えることができます。

3. 社員の休職や退職に備える（ジョブローテーション）

属人化した業務は担当社員の異動・転勤・病欠・退職などによって簡単に停滞します。これらのリスクに備えるためにも、ナレッジを社内にためておきましょう。属人化している知識は会社ではなく個人の資産となってしまうので、ナレッジ化して会社の資産としていくことが大切です。

社内にナレッジをためて活用する方法

ナレッジを蓄積する一番簡単な方法はメモすることです。しかし、メモする場所によって活用のしやすさが変わってきます。例えば社内のホワイトボードにメモした場合、社外で業務をするメンバーにそのナレッジは共有されません。

そこでナレッジマネジメントツールの出番です。ナレッジマネジメントツールはツールを利用している社員であれば誰でも、どこからでもナレッジをためることができます。またそのナレッジを簡単に探すこともできるでしょう。

ナレッジマネジメントツールを選ぶ場合のポイントは以下です。

・ナレッジの書きやすさ

・ナレッジの探しやすさ

・ナレッジの見やすさ

テクノブレイブ株式会社が展開するナレッジマネジメントサービスの「Colletie」はマークダウン対応のテキストエディタを採用しており、HTMLの知識がない方でも簡単にきれいで見やすいWEBページを作成することができます。またよく見られるナレッジを集めてFAQページを作成することができ、ナレッジへのアクセスも容易になります。 FAQにないナレッジも、チャットボットで自然な言葉で探すことができるため、まさに有識者へ質問するかのようにナレッジを引き出すことができます。今なら３０日間無料トライアル中ですので是非お試しください。